вернуться назад

Автоматизация складского учета в ресторане

Управлять бизнесом надо с умом!

12 января 2016

Каждый владелец ресторана еще в начале своего пути задавал вопрос: «Как организовать бизнес так, чтобы минимизировать расходы?». Ответ на него не спрятан на дне океана, или глубоко под землей. Просто нужно грамотно вести учет. И тогда ни одна копейка не пройдет мимо.

Нужно обязательно отслеживать, сколько было заказов за рабочий день, какие блюда заказывали, сколько продуктов было использовано и сколько нужно продуктов на следующий день и т.д. Такая аналитика отслеживает эффективность работы персонала, анализирует «слабые места» бизнес-процессов и вовремя их устраняет.

 

Чтобы понять всю сложность учета в ресторане, давайте определим объекты учета:

  • товары, которые можно продавать и использовать, как ингредиент для другого блюда (алкогольные напитки могут продаваться в чистом виде либо входить в состав коктейлей);
  • полуфабрикаты — результат производства, входящие в состав продаваемых блюд, но не являющиеся объектами продаж (фарш входит в состав котлет, тефтелей и т.п.);
  • блюда и полуфабрикаты — результат производства и объект продажи; склад, где ответственное лицо — кладовщик, принимающий товары от внешних поставщиков и по мере необходимости выдающий их на кухню и в бар;
  • производство, где ответственное лицо — технолог или шеф-повар;
  • бар, где ответственным является бармен.

Как вы видите, учет в ресторане — очень сложный процесс, и чтобы грамотно управлять складским учетом надо быть профессионалом наивысшего уровня, или же автоматизировать учет в заведении.

 

Если вы профессионал в бухгалтерском учете

профессионал в бухгалтерском учете

Для каждого объекта учета заводится отдельная карточка. Так как товаров много – то и карточек можно насчитать несколько сотен. Чтобы составить элементарный отчет, нужно все это перебрать и сделать много арифметических операций. На эту работу, конечно, вы потратите много времени, но задача не очень сложная. Но в игру вступает учет на кухне.

Для определения прибыльности предприятия, нужно знать затраты на производство конкретного блюда, частью которых являются затраты на покупку сырья. Также надо сравнивать фактические остатки продуктов с расчетными данными по отдельному блюду. Согла­ситесь, что производить подобные расчеты на калькуляторе более чем затруднительно, даже если у вас бухгалтер с многолетним опытом и дипломом «Лучший бухгалтер по версии журнала Вселенная’15».

 

Если автоматизировать учет в ресторане

Давайте для начала выясним, что делает система для автоматизации учета в ресторане:

  • проводит учет движения товаров (приход, расход, списание и др.);
  • ведет калькуляцию блюд (автоматический расчет себестоимости);
  • полностью автоматизирует списание продуктов и полуфабрикатов на основании реализации блюд;
  • проводит многофункциональную инвентаризацию, в том числе и полуфабрикатов;
  • вводит и хранит данные о всех продуктах, участвующих в производстве, единицах измерения, поставщиках, валютах, ставках налога с продаж и НДС, плане счетов и т.д.;
  • обменивается данными с 1С: Бухгалтерией.

 

Как автоматизация упростит производственный учет в ресторане?

Производственный процесс и отпуск готовых блюд отражается в заборных листах или в расходных накладных. С помощью их компьютерной обработки фиксируется расход сырья, приход готовых изделий и рассчитывается себестоимость каждого блюда.

автоматизация упростит производственный учет

Если кассу и складской компьютер объединить в единую сеть, то документы по расходу продуктов для блюд можно формировать ав­томатически. Все данные о приготовленных изделиях (включая выручку) вносятся официантами и кассирами в зале. В конце рабочего дня сведения из кассы попадают в базу данных компьютера на кухни. На их основании формируются документы по расходу блюд и создается вся последующая документация: расходные накладные, акты списания продуктов с производства и т.д. Таким образом проводится аналитический учет.

Затем эти документы передаются в другие системы, например, в бухгалтер­скую, где ведется синтетический учет денежных сумм. На основании данных об обороте товаров составляются расчетные остатки по каждому подразделению, а для контроля проводится инвентаризация. В компьютер при помощи сканера штрих-кода вносятся фактические остатки, и затем сразу же появляется результат: количе­ство и сумма «излишков» и «недостач».

 

Как автоматизация упростит проведение инвентаризации в баре?

При ручной форме учета посчитать остатки в баре не так просто, поскольку не все напитки продаются целыми бутылками. Иногда для расчета остатков бармены выливают содержимое бутылок в измерительные мензурки, а потом заливают обратно.

Система для автоматизации позволяет использовать для инвентаризации специальные весы. В базу данных заносится информация о таре, и бармену остается лишь поставить бутылку с напитком на весы и отметить ее массу в компьютере. Расчет «излишков» и «недостач» произойдет авто­матически.

проведение инвентаризации в баре

 

Вывод

Складской, производственный, финансовый учет — вот базовые вещи, на которых строится учет в ресторане. Система оперативного контроля складских запасов, постоянный анализ состояния производства блюд, планирование закупок, продаж — все это есть в системе iiko.

Современному владельцу ресторана недостаточно иметь данные о доходах и расходах, он стремится выявить «узкие» места в своей компании, где можно улучшить, оптимизировать работу предприятия. Именно для этого мы создаем и внедряем системы для автоматизации бизнеса, чтобы помочь в достижении ваших целей!

Другие статьи

Прайс-чекер

Вам знакома ситуация когда вы теряете клиентов из-за неразберихи с ценниками? Причины этому бывают разными, вот к примеру несколько из них: покупатель пытается найти цену на какой-то товар, внимательн

19 марта 2014

Борьба с магазинными кражами

Методы самообслуживания, широко распространённые в наше время, предоставляют возможность покупателям брать вещи в руки, не возвращая их на место. Искушение достаточно велико, люди иногда не сдерживают

26 августа 2016

Что лучше продавать, как это делать и для кого

Продуктовые магазины были, есть и будут. Конкуренция большая, потому что товар идентичный, торговых точек много, люди ходят в тот магазин, который ближе к дому, работе, или там работает кум, брат и т.

29 марта 2016