Як вести облік у магазині
Статті

Як вести облік у магазині

23 Травня 2022
  1. Види обліків
  2. Які бувають способи ведення обліків
  3. На які процеси безпосередньо вплине автоматизація:
  4. Чому автоматизація обліків перспективніша, ніж інші методи?

Відкриття магазинів – це дуже гарне вкладення будь-якого підприємця. Тим більше відкрити магазин не складе особливих труднощів навіть для бізнесмена-початківця.

Знаходьте підходяще місце для оренди, залагоджуєте всі питання з документами та різного роду дозволами, наймаєте співробітників, домовляєтеся з постачальниками та чекаєте на перше постачання товару.

Єдиним каменем спотикання може стати ведення обліку товарів у магазині. У цій статті ми розповімо, як грамотно організувати систему обліку, щоб контролювати усі бізнес-процеси торгової точки та що для цього потрібно.

Види обліків

Якщо у вас є магазин, то без складського чи товарного обліку не обійтись. Навіть у найменшому магазині на околиці міста продавець або власник торгової точки повинен вести будь-який облік. Інакше відстежити рентабельність та успішність вкладень буде неможливо. 

Давайте докладно розберемо, які види обліку для магазину. 

1. Товарний

Товарний облік існує для того, щоб управляти рухом товару у реалізації. Дуже важливо розуміти який товар, у якій кількості та за якою ціною знаходиться на вашому складі.

Оформлення всіх товарних операцій відбувається за допомогою первинних документів, таких як прибуткова та видаткова накладні, касовий чек. Є два поширені способи організації товарного обліку в магазині: сумовий та аналітичний.

Сумовий метод виробляється за такою формулою - "Прихід - Виручка = Розрахунковий залишок". Далі робимо інвентаризацію "Розрахунковий залишок - Фактичний залишок = Нестача". Все досить просто, але за сумами не видно асортименту, незрозумілий точний прибуток, неможливо відстежити ціну та оцінити підставний товар (якщо такий є). 

Аналітичний метод обліку робиться також легко. Дані щодо закупівель, продажу, залишків ведуться по всьому асортименту, по кожному місяцю, за вагою, обсягом, виробником, упаковкою. При прийманні товару кількість повинна збігтися з кількістю, яка вказана у накладній постачальника.

2. Складський 

Складський облік призначений для того, щоб управляти рухом товарів на складі. Від правильності ведення складського обліку залежить успіх діяльності магазину.

З порядком на складі також простіше систематизувати роботу працівників, уникнути конфліктів між працівниками, запобігти крадіжкам та масштабувати бізнес, якщо надасться така можливість 

Є 4 способи ведення складського обліку:

  • Номенклатурний (не передбачає поділу за категоріями та групами, у кожної позиція товару своя картка) 
  • Сортовий (товари зберігаються за сортами та найменуваннями, без урахування партій та закупівельних цін)
  • Партійний (кожна партія, що надійшла, зберігається окремо від попередніх, для нової партії потрібно відкрити спеціальну картку)
  • Партійно-сортовий (прийняті товари враховуються та зберігаються партіями, при цьому всередині партій позиції поділяються за сортами) 

3. Бухгалтерський

Без урахування бухгалтерії магазину не обійтися. Пам'ятайте, що цей облік є обов'язковим на законодавчому рівні. При обчисленні бухгалтерського прибутку формується реальна картина фінансового становища магазину. 

Завдання бухгалтерського обліку полягає у наданні даних для здійснення контролю за внутрішніми та зовнішніми (державні органи, інвестори, банки) користувачами відповідно до результатів діяльності підприємства з виконання громадських та договірних обов'язків. Прибуток тут обчислюється із досліджених економічних законів та традицій.

Але при цьому бухгалтерський облік відображає процес діяльності так, що не забезпечується реалізація фіскальної функції держави. 

Існує безліч варіантів програм, за допомогою яких можна легко і швидко вести бухгалтерський облік. Головна відмінність, яку потрібно пам'ятати при виборі, це те, що програми на комп'ютери мають багато налаштувань і корисних функцій, але коштують дорожче. А передплати для роботи на онлайн сервісах обійдуться набагато дешевше. Крім того, на подібних ресурсах завжди можна звернутися за допомогою до менеджерів та отримати докладне роз'яснення. Просто функціонал онлайн-сервісів може бути трохи обмежений у порівнянні з комп'ютерними програмами. 

Вибирайте варіант, який найкраще відповідає потребам вашого магазину, та ведіть бухгалтерський облік без складнощів.

4. Податковий

Податковий облік, як і і бухгалтерський, обов'язковий на законодавчому рівні. 

Метою ведення податкового обліку є формування даних, які відповідають потребам податкових органів під час перевірки діяльності магазину. 

Дані податкового обліку через реалізацію фіскальних цілей піддаються суцільній перевірці, оскільки складна законодавча база призводить допущення практично великої кількості помилок і накладення штрафних санкцій. 

Тому нехтувати грамотним веденням податкового обліку не варто, адже це може негативно вплинути на стан бізнесу загалом.

5. Управлінський

Управлінський облік - це внутрішній облік компанії, який вимірює, збирає, зберігає та аналізує показники роботи підприємства для покращення його ефективності.

Основне завдання управлінського обліку – відповідь на питання як підвищити ефективність роботи компанії за мінімальних витрат і ризиків.

Для успішного управлінського обліку необхідно вести три основні фінансові звіти.

Звіт про доходи та витрати. Допомагає зрозуміти ефективність бізнесу. Якщо чистий прибуток становить 10-15% від вкладень, це поганий бізнес.

Звіт про рух коштів. Показує, скільки було отримано грошей, із яких джерел, на які цілі вони були витрачені і в якому обсязі.

Управлінський баланс. Показує стан активів та пасивів компанії, куди було витрачено отриманий прибуток. Дозволяє оцінити, наскільки ефективними є вкладення в бізнес.

Як бачимо, грамотне ведення всіх п'яти обліків – це запорука успішного та прибуткового бізнесу. Саме коректно збудовані обліки дозволять правильно приймати рішення і для ефективного майбутнього бізнесу.

Які бувають способи ведення обліків

У кожного підприємця є свій, старий та перевірений спосіб ведення обліку. Хтось звик самостійно записувати всі дані в простий зошит і не довіряє цю справу співробітникам. 

Інший підприємець просунувся на крок уперед і наважився вести облік у табличці Excel, а хтось повністю довірився технологічному прогресу та перевів магазин на автоматизацію. 

Зошит 

Насправді переваг цього способу практично немає. Хіба що ви повністю впевнені у своїх бухгалтерських здібностях та відмінній пам'яті. 

Ведення записів у зошити забирає багато часу, який можна витратити на розвиток самого магазину. Якщо щось не сходиться, потрібно шукати помилку або починати облік спочатку. Тим більше, співробітники магазину напевно не відповідатимуть до заповнення зошита потрібними даними. А у власника торгової точки банально може бракувати цього часу.

Застосовувати цей спосіб не варто, якщо ви хочете створити сучасний та ефективний бізнес. Але все ж таки, заборонити вам ніхто не має права.

Табличка у програмі Excel

Цей спосіб вже схожий на сучасний. Підрахунки проводять комп'ютер, ризик помилки малий, розрахувати рентабельність магазину набагато простіше. Надійність збереження всієї необхідної інформації високому рівні.

Однак цей спосіб все ж таки вимагає чималої кількості часу та концентрації – адже одна невірна цифра та всі підрахунки неправильні. До того ж доведеться навчати співробітників грамотної роботи у цій програмі, що також займе час. А якщо співробітники часто змінюються, то встежити за коректністю заповнення таблиці буде складно. Контроль власника магазину тут також важливий.

Однак вибір за вами, якщо недоліки цього способу вас влаштовують, глобальних проблем не повинно виникнути. Від вас потрібно лише перевіряти таблицю час від часу.

Автоматизація

Цей спосіб сьогодні користується великою популярністю і не дарма, адже переваг у нього досить багато. По-перше, цей процес завжди економічно вигідний і може суттєво прискорити всі робочі процеси – звільняється час працівників від виконання складних та монотонних завдань. 

По-друге, якщо ви впевнено дивитесь у майбутнє та плануєте масштабування бізнесу – така система ведення обліку 100% стане незамінною.

На які процеси безпосередньо вплине автоматизація:

  • Підвищення продуктивності персоналу.
  • Поліпшення якості обслуговування.
  • Оптимізація та правильний розподіл робочого часу.
  • Збільшення прибутку магазину.
  • Мінімізація ризику втрат.

Саме завдяки автоматизації у компанії відкриється шлях для зростання та масштабування без шкоди інтересам підприємця та співробітників.

Яким видам магазину підходить той чи інший спосіб?

Для продавця невеликого магазину або маркету з відносно вузьким асортиментом, можливо, і підійде вести систему обліку в зошиті. Співробітник може легко запам'ятати весь товар та чітко вести записи у зошиті.

Однак якщо ви вирішили відкрити супермаркет чи мережу магазинів, то краще зупинити свій вибір на автоматизації чи таблиці Excel. Для великих магазинів ці варіанти принесуть більше користі та дозволять бізнесу розвиватися. 

У будь-якому випадку вибір залежить тільки від вас, і ваше бажання витрачати час на ведення обліку.

Чому автоматизація обліків перспективніша, ніж інші методи?

Це чудовий спосіб зміцнити конкурентні позиції магазину на ринку та розширити бізнес у майбутньому. Програма виводить роботу торгової точки на абсолютно новий рівень оптимізації. Завдяки цьому ви зможете збільшити обороти продажу та суми середнього чека, а також отримати постійних клієнтів.

Автоматизація обліків допоможе бізнесу оперативно отримати максимальний прибуток із мінімальними ресурсними витратами. Крім цього, вам вдасться мінімізувати витрати на облік, постійне оновлення балансу товарів, раптові перевірки співробітників, інвентаризацію тощо.

Така сучасна система ведення обліку допоможе вам легко вести усі бізнес-процеси.

  • Торгова точка відповідатиме всім нормам законодавства.
  • Спрощення роботи бухгалтерії та як наслідок безпроблемне спілкування з податковою інспекцією.
  • З'являється можливість порівняння різних магазинів, і спрощується розробка стратегії розвитку цілої мережі.
Залишити заявку на розрахунок
Замовте безкоштовний розрахунок автоматизації вашого магазину зараз