Как вести учет в магазине
Статьи

Как вести учет в магазине

23 Мая 2022
  1. Виды учетов
  2. Какие бывают способы ведения учетов
  3. Каким видам магазина подходит тот, или иной способ?
  4. Почему автоматизация учетов перспективней, чем остальные способы?

Открытие магазина – это очень хорошее вложение для любого предпринимателя. Тем более открыть магазин не составит особого труда даже для начинающего бизнесмена.

Находите подходящее место для аренды, улаживаете все вопросы с документами и разного рода разрешениями, нанимаете сотрудников, договариваетесь с поставщиками и ожидаете первую поставку товара.

Единственным камнем преткновения может стать ведения учета товаров в магазине. В этой статье мы расскажем, как грамотно организовать систему учета, чтобы контролировать все бизнес-процессы торговой точки и что для этого нужно.

Виды учетов

Если у вас есть магазин, то без складского или товарного учета не обойтись. Даже в самом маленьком магазине на окраине города продавец или владелец торговой точки должен вести какого-либо рода учет. В противном случае отследить рентабельность и успешность вложений будет нереально.

Давайте подробно разберем, какие бывают виды учетов для магазина.

1. Товарный

Товарный учет существует для того, чтобы управлять движением товара в реализации. Очень важно понимать какой товар, в каком количестве и по какой цене находится на вашем складе.

Оформление всех товарных операций происходит при помощи первичных документов, таких как приходная и расходная накладные, кассовый чек. Есть два распространенных способа организации товарного учета в магазине: суммовой и аналитический.

Суммовой способ делается по такой формуле – «Приход – Выручка = Расчетный остаток». Далее делаем инвентаризацию «Расчетный остаток – Фактический остаток = Недостача». Все достаточно просто, но за суммами не видно ассортимента, непонятна точная прибыль, невозможно отследить цену и оценить подставной товар (если такой имеется).

Аналитический способ учета делается также просто. Данные по закупкам, продажам, остаткам ведутся по всему ассортименту, по каждому месяцу, по весу, объему, производителю, упаковке. При приемке товара количество должно сойтись с количеством, которое указано в накладной поставщика.

 2. Складской

Складской учет предусмотрен для того, чтобы управлять движением товаров на складе. От правильности ведения складского учета зависит успех деятельности магазина. 

С порядком на складе также проще систематизировать работу сотрудников, избежать конфликтов между работниками, предотвратить кражи и масштабировать бизнес, если представится такая возможность

Есть 4 способа ведения складского учета:

  • Номенклатурный (не предусматривает деления по категориям и группам, у каждой позиция товара своя карточка)
  • Сортовой (товары хранятся по сортам и наименованиям, без учета партий и закупочных цен)
  • Партионный (каждая поступившая партия хранится отдельно от предыдущих, для новой партии нужно открыть специальную карточку)
  • Партионно-сортовый (принятые товары учитываются и хранятся партиями, при этом внутри партий позиции разделяются по сортам)

3. Бухгалтерский

Без учета бухгалтерии магазина никак не обойтись. Помните, что этот учет обязательный на законодательном уровне. При исчислении бухгалтерской прибыли формируется настоящая картина денежного состояния магазина.

Задача бухгалтерского учета состоит в предоставлении данных для осуществления контроля внутренними и внешними (государственные органы, инвесторы, банки) пользователями в соответствии с результатами деятельности предприятия по выполнению общественных и договорных обязанностей. Прибыль здесь исчисляется из исследованных экономических законов и традиций.

Но при этом бухгалтерский учет отражает процесс деятельности так, что не обеспечивается реализация фискальной функции государства.

Существует масса вариантов программ, с помощью которых можно легко и быстро вести бухгалтерский учет. Главное отличие, которое нужно помнить при выборе это то, что приложения на компьютеры имеют много настроек и полезных функций, но стоят дороже. А подписки для работы на онлайн сервисах обойдутся намного дешевле. Кроме того, на подобных ресурсах всегда можно обратиться за помощью к менеджерам и получить подробное разъяснение. Просто функционал онлайн сервисов может быть немного ограничен в сравнении с компьютерными программами.

Выбирайте вариант, который лучше всего отвечает потребностям вашего магазина, и ведите бухгалтерский учет без сложностей.

4. Налоговый

Налоговый учет, так же как и бухгалтерский, обязательный на законодательном уровне.

Целью ведения налогового учета является формирование данных, которые отвечают потребностям налоговых органов при проверке деятельности магазина.

Данные налогового учета через реализацию фискальных целей подвергаются сплошной проверке, так как сложная законодательная база приводит допущение на практике большого количества ошибок и соответственно наложение штрафных санкций.

Поэтому пренебрегать грамотным ведением налогового учета не стоит, ведь это может негативно повлиять на состояние бизнеса в целом.

5. Управленческий

Управленческий учет – это внутренний учет компании, который измеряет, собирает, хранит и анализирует показатели работы предприятия для улучшения его эффективности.

Основная задача управленческого учета – ответ на вопрос как повысить эффективность работы компании при минимальных затратах и рисках.

Для успешного управленческого учета необходимо вести три главных финансовых отчета.

1. Отчет о доходах и расходах. Помогает понять эффективность бизнеса. Если чистая прибыль составляет  10-15% от вложений, то это плохой бизнес.

2. Отчет о движении денежных средств. Показывает, сколько было получено денег, из каких источников, на какие цели они были потрачены и в каком объеме.

3. Управленческий баланс. Показывает состояние активов и пассивов компании, куда была потрачена полученная прибыль. Позволяет оценить, насколько эффективны вложения в бизнес.

Как видим, грамотное ведение всех пяти учетов – это залог успешного и прибыльного бизнеса. Именно корректно построенные учеты позволят правильно принимать решения и для эффективного будущего бизнеса. 

Какие бывают способы ведения учетов

У каждого предпринимателя есть свой, старый и проверенный, способ ведения учета. Кто-то привык самостоятельно записывать все данные в простую тетрадку и не доверяет это дело сотрудникам.

Другой предприниматель продвинулся на шаг вперед и решился вести учет в табличке Excel, а кто-то полностью доверился технологическому прогрессу и перевел магазин на автоматизацию.

Какой же способ лучше всего подходит для ведения учета магазина в современных реалиях? Давайте разбираться.

Тетрадь

На самом деле преимуществ у этого способа практически нет. Разве что вы полностью уверены в своих бухгалтерских способностях и отменной памятью. 

Ведение записей в тетради забирает уйму времени, которое можно потратить на развитие самого магазина. Если что-то не сходится, нужно выискивать ошибку или начинать учет сначала. Тем более, сотрудники магазина наверняка не будут ответственно относиться к заполнению тетради нужными данными. А у владельца торговой точки банально может не хватать на это времени.

Применять данный способ не стоит, если вы хотите создать современный и эффективный бизнес. Но все же, запретить вам никто не вправе.

Табличка в программе Excel

Этот способ уже более похож на современный. Подсчеты проводятся компьютером, риск ошибки мал, рассчитать рентабельность магазина гораздо проще. Надежность сохранения всей нужной информации на высоком уровне.

Однако этот способ все же требует немалого количества времени и концентрации – ведь одна неверная цифра и все подсчеты неправильные. К тому же придется обучать сотрудников грамотной работы в этой программе, что тоже займет время. А если сотрудники часто меняются, то уследить за корректностью заполнения таблицы будет сложно. Контроль владельца магазина тут также важен.

Однако выбор за вами, если недостатки этого способа вас устраивают, то глобальных проблем не должно возникнуть. От вас требуется только проверять таблицу время от времени.

Автоматизация

Данный способ сегодня пользуется большой популярностью и не зря, ведь преимуществ у него достаточно много. Во-первых, этот процесс всегда экономически выгодный и может существенно ускорить все рабочие процессы – освобождается время сотрудников от выполнения сложных и монотонных задач.

Во-вторых, если вы уверенно смотрите в будущее и планируете масштабирование бизнеса – такая система ведения учета 100% станет незаменимой. 

На какие процессы конкретно повлияет автоматизация:

  • Повышение продуктивности персонала.
  • Улучшение качества обслуживания.
  • Оптимизация и правильное распределение рабочего времени.
  • Увеличение прибыли магазина.
  • Минимизация риска потерь.

Именно благодаря автоматизации у компании откроется путь для роста и масштабирования без ущерба интересам предпринимателя и сотрудников.

Каким видам магазина подходит тот, или иной способ?

Для продавца небольшого магазина или маркета с относительно узким ассортиментом, возможно и подойдет вести систему учета в тетради. Сотрудник может легко запомнить весь товар и четко вести записи в тетради.

Однако если вы решили открыть супермаркет или сеть магазинов, то лучше остановить свой выбор на автоматизации или таблице Excel. Для больших магазинов эти варианты принесут больше пользы и позволят бизнесу развиваться.

В любом случае выбор зависит только от вас, и вашего желания тратить время на ведения учета.

Почему автоматизация учетов перспективней, чем остальные способы?

Это отличный способ укрепить конкурентные позиции магазина на рынке и расширить бизнес в будущем. Программа выводит работу торговой точки на абсолютно новый уровень оптимизации. Благодаря этому вы сможете увеличить обороты продаж и суммы среднего чека, а также заполучить постоянных клиентов.

Автоматизация учетов поможет бизнесу оперативно получить максимальную прибыль с минимальными ресурсными затратами. Помимо этого, вам удастся свести к минимуму временные затраты на учет, постоянное обновление баланса товаров, внезапные проверки сотрудников, инвентаризацию и т.д.

Такая современная система ведения учета поможет вам легко вести все бизнес процессы.

  • Торговая точка будет соответствовать всем нормам законодательства.
  • Упрощение работы бухгалтерии и как следствие беспроблемное общение с налоговой инспекцией.
  • Появляется возможность сравнения разных магазинов, и упрощается разработка стратегии развития целой сети.
Оставить заявку на расчет
Закажите бесплатный расчет автоматизации вашего магазина сейчас