Як вести облік товару в магазинах
Статті

Як вести облік товару в магазинах

21 Липня 2016

Ви відкрили власний магазин і багато завдань вже вирішені. Укладено договір оренди, обрана система оподаткування, зареєстровано ІП, є домовленості з постачальниками. Перші партії товару повинні з хвилини на хвилину вступити на склад.
У цей момент перед підприємцем виникає ще одне важливе питання: як вести облік товару в магазині? Якщо у Вас немає штатного бухгалтера, то ця стаття для Вас.

Боротьба з системою

Товар необхідно оприбуткувати на склад, тобто записати, в якій кількості і за якою ціною він зайшов. Кожна операція повинна відображатися в обліку для надійності і контролю. Стандартний підхід для будь-якої операції з товаром, в плані обліку і бухгалтерії - це:

  • прибуткові накладні
  • видаткові накладні
  • чеки і квитанції.


Саме з цими документами бухгалтер може розрахувати податки, і скласти звітність.

Який буває облік?
У своїй практиці я стикався з тим, що облік товарів ведуть двома способами: сумовим і партійний. Перший спосіб здійснюється за сумою документів. В даному випадку все на перший погляд легко, можна обійтися без комп'ютера, скориставшись зошитом і калькулятором.

6d35328b-0540-4d14-88fb-1a0819204638

Приклад: Ви закупили товар, зробили націнку, порахували прихід товару за ціною продажу і записали в плюс. Далі забрали виручку з магазину і записали в мінус:

«Прихід» - «виручка» = «залишок розрахунковий».

Потім зробили ревізію і порахували недостачу:

«Залишок розрахунковий» - «залишок фактичний» = «недостача».

Найбільшим мінусом даного способу є відсутність оцінки точного прибутку. При великому асортименті неможливо відстежувати правильність ціни товару. Крім того, можливі помилки калькуляції, а ще складно оцінювати підставний товар (хто більше продає - Ви або Ваш працівник). Цей спосіб не враховує податок на прибуток. Ви ведете "подвійний облік", що є недопустимим законом.

Партійний облік

Припустимо, у нас на складі зберігається наступне:

Як буде виглядати відомість товару, що зберігається з точки зору способів обліку

  • Кількісний
Для того щоб забезпечити збереження, можна контролювати кількість, абстрагуючись від виду товару. Тоді відомість буде мати вигляд:
На складі зберігається 9 одиниць товарів.
  • Сумовий (ціновий)
На складі зберігається товарів на суму 104 грн
  • Кількісний – Сумовий
На складі зберігається 9 одиниць товару на суму 104 грн.
 
Зрозуміло, що зазначені види мають певними перевагами і недоліками. Якщо розглядати сучасний облік, то всі ці види зустрічаються, але тільки в розрізі товару, його якості, одиниць виміру. Тут і випливає поняття партія.

 

Для людей важливий іменний розріз закладеного товару. Тому наша відомість прийме такий вигляд:

Розглядаючи даний приклад, розуміємо труднощі ведення обліку у всьому різноманітті товару.

5cda5f28-58f4-4a5f-9956-f8339f5cc39d

Як правильно вести облік?

Пам'ятайте систему маленького деревця? Вирощуючи невеликий саджанець, в якийсь момент він розростається і йому мало того самого горщика, в якому він був спочатку.
З бізнесом все абсолютно точно також. Кожен підприємець мріє, щоб його магазин виріс в цілу мережу. Замислюючись на майбутнє, як вести облік товарів в магазині, потрібно розуміти, що сьогоднішня сотня найменувань, завтра може перетворитися в тисячу!

Крім складу буде необхідно контролювати роботу персоналу і постачальників, аналізувати рух товарів. Excel і блокнот Вам не допоможуть. Підрахунок "в ручну" буде займати все Ваш час. З іншого боку, Ви розумієте, як сильно впливатиме "людський фактор" на коректне ведення такого обліку.
Нема потреби винаходити велосипед для вирішення цього завдання. Досить придбати систему автоматизації, яка буде самостійно вести облік і контролюватиме дії співробітників. Ви будете впевнені, що магазин працює безвідмовно як швейцарський годинник. Система автоматизації подбати про рутинні завдання, які раніше займали всі Ваш робочий час.

На сьогодні існують різноманітні програми для автоматизації обліку в магазині. Я рекомендую "Мій магазин" тому що:

Це проста програма. Для її використання не потрібно мати ніяких професійних знань комп'ютера. З програмою впорається навіть 12-річна дитина.
Стабільність і надійність програми доведена більш ніж п'ятьма сотнями магазинів і роздрібних мереж, які щодня працюють на ній.
У програмі спочатку вбудовані всі необхідні для роботи звіти. Це підтверджено більш ніж 10-річним досвідом практичного застосування програми.